Program Studi

Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran ialah kegiatan yang berhubungan langsung dengan sistem administrasi dalam ruang lingkup di perkantoran. Sistem manajemen dalam sebuah ruang lingkup di perkantoran ini salah satu bagian dari manajemen yang memberikan informasi sesuai dengan bidang administrasi yang dibutuhkan guna menunjang bekerjanya suatu kegiatan dengan efektif.

Jika dilihat secara etimologi, kata “Administrasi” berasal dari bahasa Latin, yaitu “Ad” yang berarti intensif dan “ministrare” atau yang jika diartikan dalam bahasa Indonesia mempunyai arti membantu, melayani, atau memenuhi. Perlu kita ketahui bersama, pengertian administrasi perperkantoranan dibagi menjadi dua, yaitu pengertian administrasi perkantoran secara luas dan administrasi perkantoran secara sempit.

Lalu apa yang dimaksud dengan administrasi perkantoran dalam arti sempit? Dalam arti sempit, administrasi perkantoran merupakan semua kegiatan teknis dan memiliki peranan pokok dalam pelaksanaan kegiatan operatif, menyajikan laporan pada direksi, dan berperan penting dalam menciptakan organisasi perusahaan dengan lebih efektif.

Sedangkan jika dilihat dalam arti yang luas, administrasi perkantoran bisa dipahami sebagai aktivitas perencanaan, mengorganisir, mengarahkan, menyelenggarakan, dan mengawasi berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan ruang lingkup di kantor serta tata usaha yang tertib dan baik.

Bagaimana pengertian administrasi perkantoran secara umum? Secara umum, administrasi perkantoran merupakan kegiatan perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia, dan distribusi barang serta logistik dalam sebuah organisasi. Umumnya, seorang karyawan yang bertugas sebagai administrasi perkantoran disebut sebagai administrator kantor atau manajer kantor.

Bagaimana pengertian administrasi perkantoran menurut beberapa ahli? Menurut Pendapat oleh Prajudi Atmosudirdjo Direktur Lembaga Administrasi Negara yang pertama, yang menyebutkan bahwa administrasi perkantoran merupakan gabungan dan kombinasi antara corporate management (kantor sebagai kesatuan yang terdiri dari gedung, tanah, personel, dan perlengkapan) dengan operation management (pekerjaan di kantor).

Apa Tugas Dari Administrasi Perkantoran?

WH Evans seorang pakar administrasi perkantoran menyebutkan bahwa tugas administrasi perkantoran ialah sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan mengarahkan semua tahapan operasi perusahaan mengenai penggunaan informasi, memori, serta komunikasi organisasi.

Lalu apa sih tugas administrasi perkantoran yang utama? Jadi, tugasnya yaitu melakukan rekapitulasi data, mengelola dokumen, dan menyimpan dokumen dengan terstruktur. Dari tugas utama ini, kita bisa menurunkan beberapa tugas administrasi perkantoran yang meliputi:

  1. Berkomunikasi menggunakan telepon;
  2. Membuat segala agenda kantor;
  3. Entri data pada perusahaan;
  4. Membuat file data.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Dari berbagai macam tugas administrasi perkantoran di atas, kita sebenarnya bisa memperkirakan apa saja yang harus dikerjakan. Dengan kita tahu cakupan atau ruang lingkup dari administrasi perkantoran, kiita dapat mempersiapkan diri mempelajari skill apa saja yang dibutuhkan nantinya. Ruang lingkup tugas administrasi perkantoran itu meliputi:

  1. Kegiatan kantor
  2. Sarana kerja kantor

Tujuan Administrasi Perkantoran

Tujuan dari proses manajemen perkantoran ini ialah supaya tujuan perusahaan bisa tercapai dengan efektif dan efisien serta memenuhi syarat dari segi teknis, ekonomi, dan psikologis. berikut ini merupakan tujuan administrasi perkantoran secara lengkap:

  1. Menyediakan data dan informasi yang lengkap kepada pihak-pihak yang membutuhkan untuk pelaksanaan tugas organisasi dengan efektif dan efisien.
  2. Melakukan pengawasan pekerjaan kantor dan administrasi supaya dapat memastikan terlaksananya standar kualitas, tenggat waktu, dan prosedur secara tepat.
  3. Menerapkan kebijakan perusahaan atau departemen dan memberikan standar pelayanan yang baik dalam kaitannya dengan manajemen.
  4. Berkomunikasi dengan karyawan mengenai prestasi kerja untuk mengidentifikasi masalah dan penyebabnya, dan berupaya untuk menyelesaikan masalah tersebut.
  5. Memberikan pelatihan atau perintah kerja kepada para pegawai.
  6. Melakukan verifikasi, pemantauan, dan evaluasi kerja dengan membuat laporan terkait kegiatan produksi, pengiriman, serta penggajian.
  7. Melakukan proses perekrutan karyawan, mulai dari wawancara sampai memilih pegawai.
  8. Menafsirkan dan mengomunikasikan semua prosedur kerja dan kebijakan perusahaan kepada seluruh pegawai.

Sementara itu, GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, mempunyai pandanga tentang tujuan dari administrasi perkantoran.

  1. Memberikan semua keterangan secara rinci dan lengkap serta menglasifikasikan siapa saja, kapan dan di mana hal itu dibutuhkan untuk pelaksanaan organisasi atau perusahaan dengan baik dan efisien.
  2. Membuat catatan dengan biaya seminimal mungkin.
  3. Memberikan pekerjaan tata usaha dengan efektif dan efisien.
  4. Membantu perusahaan dalam persaingan yang baik dengan kompetitor
  5. Memberikan laporan keuangan dengan biaya seminimal mungkin

Sedangkan secara umum, tujuan administrasi perkantoran meliputi berikut ini.

  1. Menerapkan dan meningkatkan kemampuan teknologi informasi supaya pelaksanaan tugas berjalan dengan efektif dan efisien.
  2. Menerapkan dan meningkatkan kemampuan pengelolaan dokumen sesuai dengan standar operasional prosedur yang berlaku dalam suatu perusahaan.
  3. Menerapkan dan meningkatkan kemampuan pengelolaan administrasi keuangan (accounting), supaya proses pengelolaan aspek keuangan bisa dipertanggungjawabkan dan dilaporkan.
  4. Menerapkan dan meningkatkan pelayanan perusahaan terhadap relasi dengan pihak luar.
  5. Menerapkan dan meningkatkan kemampuan dalam merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi, serta mengevaluasi tugas yang menjadi tanggung jawab masing-masing karyawan.
  6. Menerapkan dan meningkatkan kemampuan berkomunikasi terhadap relasi dengan pihak luar, tentu saja dengan memperhatikan etika dan lingkungan.

Fungsi Administrasi Perkantoran

Menurut Quible (2001) ada lima jenis fungsi pendukung administratif di perkantoran, yaitu fungsi rutin, teknis, analisis, interpersonal, dan manajerial. Berikut ini merupakan uraian fungsi administrasi perkantoran tersebut.

  • Fungsi Rutin

Fungsi rutin ialah fungsi administrasi yang memerlukan pemikiran dan keterampilan, yang setidaknya meliputi pengarsipan dan penggandaan barang perusahaan.

  • Fungsi Teknis

Fungsi teknis yang memerlukan pendapat, keputusan, serta keterampilan perkantoran yang mumpuni bagi para administrator.

  • Fungsi Analisis

Fungsi analisis yang memerlukan cara berpikir kritis dan kreatif serta kemampuan mengambil suatu keputusan secara cepat dan tepat.

  • Fungsi Interpersonal

Fungsi interpersonal yang memerlukan analisis dan penilaian sebagai dasar saat memutuskan sesuatu serta keterampilan dalam berkomunikasi dengan orang lain secara baik

  • Fungsi Manajerial

Fungsi manajerial yang memerlukan suatu perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan memberikan motivasi kepada karyawan.

Karakteristik Administrasi Perkantoran

  • Bersifat Pelayanan

Pekerjaan di kantor mempunyai karakteristik bersifat pelayanan, karena fungsinya untuk membantu pekerjaan utama supaya bisa terlaksana secara efektif dan efisien.

  • Bersifat Terbuka dan Luas

Administrasi perkantoran bersifat terbuka dan luas, apa artinya? Semua pelaksanaan tugas kantor bisa dilakukan di mana saja, tak harus di dalam gedung sebagai acuannya.

  • Dilaksanakan oleh Semua Pihak

Pekerjaan kantor bisa dilakukan semua pihak dalam organisasi atau perusahaan, mulai dari pimpinan sampai dengan karyawan yang paling rendah jabatannya secara terstruktur.

Bagaimana belajar di jurusan Administrasi Perkantoran

urusan ini sebenarnya ada di SMK, ada juga di Program Vokasi (D-3) dan tentu saja pada strata Sarjana (S-1). Di Jurusan Administrasi Perkantoran, kita akan belajar mengenai pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan di suatu organisasi, baik di perusahaan atau kantor. Tugas administrasi perkantoran yang akan kita pelajari di Jurusan Administrasi Perkantoran sebagai contoh manajemen kearsipan, korespondensi, teknologi informasi, dan tentu saja masih banyak lagi.

Segala hal yang kita pelajari di Jurusan Administrasi Perkantoran membekali kita dengan kemampuan manajerial, komunikasi, mengelola organisasi, berpikir strategis, bahkan pengetahuan matematika. Mahasiswa jurusan Administrasi Perkantoran nantinya akan belajar mata kuliah khusus seperti Mengetik Elektronik, Stenografi, Praktek Komputer, Praktik Mengetik dan Simulasi Kantor, Manajemen Komplain, dan berbagai macam mata kuliah Administrasi Perkantoran yang lain.

Siswa di Jurusan Administrasi Perkantoran di SMK juga belajar tentang bagaimana sikap, cara berpakaian, keterampilan berkomunikasi melalui telepon, dan lain-lain. Lulusan SMK Jurusan Administrasi Perkantoran banyak yang kemudian bekerja atau juga memilih melanjutkan kuliah di Jurusan Administrasi Perkantoran pada Program Vokasi (D-3) dan Sarjana (S-1).

Prospek Kerja, Profesi, dan Karier Lulusan Administrasi Perkantoran

Jenjang SMK, lulusan Jurusan Administrasi Perkantoran mempunyai prospek yang cerah di dunia kerja. Apa saja sih prospek kerja dan tugasnya? Berikut di antaranya

  • Sekretaris

Prospek kerja Administrasi Perkantoran yaitu menjadi seorang sekretaris yang bertugas memfilter informasi seputar bisnis bagi pimpinan, termasuk juga sebagai pihak perekam sampai pengingat berbagai kegiatan pimpinan dalam perusahaan.

  • Staff Administrasi

Prospek kedua yaitu sebagai seorang staff administrasi. Tugas Administrasi Perkantoran yang dijalankan ini meliputi tugas-tugas administrasi kantor yang mendukung operasional perusahaan supaya berjalan dengan baik dan lancar.

  • Staff Personalia

Prospek kerja berikutnya ialah menjadi staff personalia. Payroll, database, presensi, pinjaman, hingga pencatatan cuti karyawan merupakan tugas Administrasi Perkantoran seorang staff personalia.

  • Personal Assistant

Prospek keempat yaitu menjadi personal assistant. Orang-orang penting dengan tingkat kesibukan yang tinggi, biasanya membutuhkan bantuan seorang personal assistant. Dengan keterampilannya sebagai alumni Jurusan Administrasi Perkantoran, seorang personal assistant bisa mengikuti berbagai kegiatan dan membantu segala keperluan atasannya di dalam sebuah perusahaan.

  • Public Relations

Prospek kelima, yaitu menjadi public relations. Karena kecakapannya dalam hal berkomunikasi, alumni Jurusan Administrasi Perkantoran juga berpeluang bekerja di bidang Hubungan Masyarakat untuk menjembatani dunia luar dan perusahaan.

  • Entrepreneur

Memiliki semangat kemandirian dalam berwirausaha melalui kemampuan pemecahan masalah yang didasari pada pemikiran logis, inovatif, bertanggungjawab dan dapat berkolaborasi dengan digital entrepreneur. Praktik kewirausahaan yang diadakan oleh prodi menjadi keterampilan dasar lulusan untuk mampu menyediakan lapangan pekerjaan dengan berwirausaha.